Le desk sharing, ou partage de bureau, est une organisation de l’espace de travail axée sur l’échange. Bénéfique pour les salariés comme pour les employeurs, elle permet à chacun de travailler dans un espace dédié à ses besoins à l’instant T.
Découvrez avec nous ce mode de travail innovant, ses limites, et nos conseils pour réussir sa mise en place.
Qu’est-ce que le desk sharing ?
Le desk sharing est une pratique inspirée des open spaces, mais qui va encore au-delà. Les salariés ne possèdent plus de bureaux attitrés. L’entreprise est alors partagée en plusieurs espaces de travail en libre-accès qui ont été pensés et conçus en fonction des besoins et des emplois du temps du personnel. Lors de son arrivée dans l’entreprise, le salarié prend son ordinateur portable dans un placard et s’installe dans l’espace de son choix en fonction des activités qu’il a à mener.
Apparu dans les années 1990, le desk sharing reste aujourd’hui une pratique particulièrement avant-gardiste. Cette tendance peut s’expliquer par plusieurs facteurs :
- Le besoin d’optimiser les espaces de travail pour pallier à la hausse des prix de l’immobilier et des m².
- Une évolution des modes de travail où les salariés sont de moins en moins présents à un poste de travail fixe. Vidéoconférences, rendez-vous extérieurs, télétravail … autant de pratiques qui nécessitent des espaces dédiés et qui font que tous les bureaux de l’entreprise sont rarement occupés en même temps.
- La digitalisation des processus qui permet aux salariés de travailler avec de moins en moins de dossiers papier et d’être plus “nomades”.
Pourquoi opter pour le desk sharing dans votre entreprise ?
Si votre entreprise est domiciliée dans une zone ou le prix au m² est onéreux, le desk sharing est une solution idéale pour optimiser l’espace. Cette pratique est par ailleurs particulièrement adaptée et utilisée dans les métiers du web, de la communication et de la publicité. Ces domaines d’activités sont en effet ceux qui sont les plus à même à être effectués de manière nomade.
Le desk sharing permet aussi de mettre en place un environnement de travail avec une hiérarchie horizontale. Les managers ne sont plus enfermés dans leur bureau, mais partagent le même environnement de travail que leurs salariés. En plus de rendre les relations hiérarchiques plus conviviales, cela permet au manager d’être au plus proche de ses salariés et de déceler et résoudre les problèmes plus rapidement.
La pratique du desk sharing possède également de nombreux avantages au niveau de l’organisation du travail et des liens présents entre les salariés. Travailler dans des espaces ouverts et aménagés permet de faciliter la circulation des informations et la communication interne. Par extension, l’esprit d’équipe est renforcé et le travail collaboratif facilité. Libre à chacun de choisir son voisin du jour et son espace de travail en fonction de ses envies. C’est idéal pour renforcer l’esprit d’équipe et travailler dans la bonne humeur !
Comment réussir à mettre en place le desk sharing dans votre entreprise ?
Pour être réussi et permettre à vos salariés de s’épanouir sur leur lieu de travail, le desk sharing doit être mis en place en respectant certaines conditions.
Organiser l’espace de travail
L’espace de travail doit être réorganisé pour privilégier les espaces partagés et réduire le nombre d’espaces personnels.
Vous pouvez pour cela partager l’espace de manière suivante :
- De grands plateaux collectifs ou des pôles de bureaux individuels pour permettre à chaque salarié de disposer d’un espace de travail dans un environnement collaboratif.
- Des salles de réunion collectives pour les moments d’échanges en groupe.
- Des espaces de détente pour les échanges plus informels.
- Des espaces privatifs pour permettre à vos collaborateurs de s’isoler s’ils en ont besoin.
Chaque lieu doit être facilement accessible pour permettre aux salariés de naviguer facilement d’un endroit à l’autre.
Il est également primordial d’établir des règles de vie en commun pour que la mise en place du desk sharing se fasse sans encombre. Pensez par exemple à mettre en place des règles pour que vos collaborateurs ne laissent pas traîner leurs affaires en quittant un poste à la fin de la journée, ne s’attribuent pas d’espace privatif trop longtemps ou respectent le silence et la concentration des autres dans les zones concernées.
Optimiser l’espace en fonction du nombre de salariés
Attention aux espaces où la présence d’un trop grand nombre de personnes génèrerait beaucoup de bruit, de fatigue et de difficultés de concentration pour chacun des salariés. Pour être optimal, chaque espace doit permettre d’accueillir une dizaine de personnes au maximum. Une telle organisation demande d’évaluer en amont le taux d’occupation de votre entreprise pour éviter que certains salariés ne se retrouvent sans poste de travail disponible. C’est peut-être l’occasion de diversifier les modes de travail et de proposer le télétravail à vos salariés.
Vous pouvez inviter vos salariés à participer au nouvel aménagement de vos locaux. Cela permettra de les impliquer et de leur offrir un espace répondant au mieux à leurs besoins.
Faciliter la mobilité des employés
Le desk sharing demande d’organiser les espaces de travail de façon à ce que vos salariés puissent facilement aller d’un espace à un autre. Ordinateurs portables, wi-fi, mise en place d’un réseau d’entreprise pour stocker les documents… sont autant de moyens qui vous permettront de faciliter la mise en place de ce nouveau mode de travail.
Il est également intéressant de mettre en place des espaces de stockage personnels (sous forme d’étagère, de caisson mobile, d’armoire, de coffre…) qui permettront à vos collaborateurs de s’approprier un espace qui leur sera propre.
Les limites du desk sharing
La mise en place du desk sharing peut avoir certains désavantages. Il est important de les prendre en compte au moment de la mise en place de ce nouveau mode de travail pour les limiter au maximum.
Certains services et emplois ne sont pas compatibles avec ce nouveau mode de travail, comme la comptabilité ou les ressources humaines. Ce sont des postes avec de forts besoins de confidentialité qui auront toujours besoin d’un bureau individuel.
Au même titre que les open spaces, le desk sharing possède le désavantage d’enlever de l’intimité aux salariés. Travailler dans un espace partagé peut rendre certaines tâches plus délicates, comme le fait de passer un appel téléphonique ou de se concentrer sur la rédaction ou la relecture d’un dossier complexe. Il est alors important de veiller à ce que le niveau sonore présent dans l’espace de travail ne soit pas trop élevé et ne nuise pas à la concentration des personnes s’y trouvant. Pour pallier à cela, pensez également à mettre en place des zones de travail privatives et un espace détente dédiée aux échanges informels. Certains salariés pourront également avoir peur de perdre leurs attaches et avoir du mal avec le fait de ne pas posséder d’affaires à eux sur un bureau dédié dans leur espace de travail, d’où l’importance de proposer à chacun un espace de stockage privatif.